Privacy notice
Introduction
O.z. SLOVAK ULTRA TRAIL (civil association) as organizer of the public sports event Hriňovská stovka (in further text „Race“ only) performs activities related to the preparation and organization of the Race. As part of this activities o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL is processing the personal information provided by the Race participants, mainly for registration purpose for the Race, start fee payment evidence, communication with the participants, ensuring a safe and ordinary Race course and preparation of the Race results or keeping the Race results for the time period defined in this Privacy notice document. The personal information will be processed, used and published only in scope defined in this Privacy notice document.
I. Legal administration of the personal data protection
Act No. 18/2018 Z. z. about the personal data protection (in further text „Act“ only) and the related enactments of the Slovak republic (e.g. public notice of the Bureau for personal data protection in Slovak republic) Regulation (EU) No. 2016/679 from 27th of April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, which cancels the directive No. 95/46/ES on the protection of personal data.
II. Identification data of the operator
The operator is the o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL (address: Nejedlého 41, 841 02, Bratislava, IČO: 42364582) (in further text „Operator“ only).
Contact:
name: o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL
address, where you can address the subjects related to the personal data protection in scope related to the Race organization: Nejedlého 41, 841 02, Bratislava
e-mail: hrinovska100@gmail.com
Operator's deputy: not defined
responsible person: not defined
Agency for the personal data protection administrative:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Bureau for personal data protection in Slovak republic), Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. nr.: +421 2 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, www.dataprotection.gov.sk.
III. Scope of the personal data processing
1. Name, surname, country, date of birth, phone number, e-mail address, bank account number (for the received payments evidence and for payment returns)
2. Audiovisual or visual records from the Race, if the person (participant) is identified or identifiable.
IV. Purpose for the personal data processing
1. Registration (creation of an account) and management of the account of the person within the registration system mentioned in the Registration section on the www.hrinovska100.sk website, record-keeping about the person, his/her orders and status of the orders, for the purpose of registration for the Race.
2. Registration of the participant for the Race: receiving, processing and completing of the electronic registration of the participant, record-keeping regarding the received payments and possible payment returns, performance of duties coming from the Slovak law (accounting, tax etc.).
3. Ensuring a safe and ordinary Race course in line with all regulations mentioned in the Race regulations document and further conditions related to the Race and with the legal clauses related to the Race organizer duties (especially act No. 1/2014 Z. z. about the public sports events organization); feasance (legal and contractual duties of the Operator or race organizer against the Race participant).
4. Record-keeping of the Race results during the race and of the final Race results including long-term record-keeping of the Race results, statistics of the Slovak Ultratrail League, for which it is valid:
- personal information: name, surname, country are published in the start list, in the race results during the race, in the final race results (together with the arrival times from the checkpoints and from the finish), on the Race website or SLOVAK ULTRA TRAIL website or on the hiking.dennikn.sk website, or on the respective social media sites, or on the website of the GPS tracking service provider;
- if the Race is registered in ITRA (International Trail Running Association), which means ITRA certified, personal data: name, surname, date of birth, country are provided together with the Race result of the participant to ITRA (by the Operator or via o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL) for the purpose of statistics and ITRA Performance Index calculation.
- if the race is registered for UTMB Index, personal data: name, surname, date of birth, country are provided together with the Race result of the participant to UTMB World Series (by the Operator or via o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL) for the purpose of statistics and UTMB Index calculation.
5. Collection of information about the Race and documentation of the Race through audiovisual or visual records, if the person (participant) is identified or identifiable - the Operator or o.z. SLOVAK ULTRA TRAIL can use and publish the personal information for the purpose of informing about the race: name, surname together with the Race result of the participant as well as the audiovisual or visual records, if the person (participant) is identified or identifiable: on the Race website and/or on the SLOVAK ULTRA TRAIL website, and/or on the hiking.dennikn.sk website or on the respective social media sites, or on the website of the GPS tracking service provider;
V. Legal basis for the personal data processing
1. For the purpose mentioned in the part IV pt. 1 above: based on § 13 pt. 1. a) of the Act - the person (participant) has declared a consent with processing of his/her personal data during the registration of the person (participant) within the registration system mentioned in the Registration section on the www.hrinovska100.sk website.
2. For the purpose mentioned in the part IV pt. 2 and 3 above: based on § 13 pt. 1 b) and § 13 ods. f) of the Act - spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na riadne plnenie zmluvy medzi prevádzkovateľom resp. organizátorom Pretekov a dotknutou osobou, a v súvislosti s existenciou vzájomných nárokov z takejto zmluvy, pričom prevádzkovateľ na základe splnenia podmienok pre účasť dotknutej osoby na Pretekoch, vrátane úhrady štartovného, zabezpečuje pre dotknutú osobu príslušné činnosti a služby spojené s organizáciou Pretekov a účasťou dotknutej osoby na nich; súčasne je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany (ods. VI nižšie).
3. For the purpose mentioned in part IV pt. 4 above: based on § 13 pt. 1 f) of the Act - personal data processing is necessary for the purpose of the lawful interest of the Operator or of the 3rd party (part VI below).
4. Na účel uvedený v ods. IV bod 5 vyššie: podľa § 13 ods. 1 písm. a) Zákona - dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov, a to pri registrácii (prihlásení sa) účastníka - dotknutej osoby na Preteky, v rámci registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.hrinovska100.sk.
VI. Oprávnené záujmy prevádzkovateľa alebo tretej strany, ak sa osobné údaje spracúvajú podľa § 13 ods. 1 písm. f) Zákona
1. V súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 2 vyššie: oprávneným záujmom prevádzkovateľa je identifikácia dotknutej osoby – účastníka Pretekov v súvislosti s riadnou registráciou účastníkov a prípravou Pretekov.
2. V súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 3 vyššie: oprávneným záujmom prevádzkovateľa je identifikácia dotknutej osoby – účastníka Pretekov v súvislosti s riadnym zabezpečením organizácie Pretekov a plnenia všetkých príslušných povinností prevádzkovateľa resp. organizátora Pretekov, a s uplatnením prípadných nárokov voči dotknutej osobe resp. oprávnenej obrany pred prípadnými uplatnenými nárokmi zo strany dotknutej osoby príslušnými právnymi prostriedkami.
3. V súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 4 vyššie: oprávneným záujmom prevádzkovateľa je nevyhnutnosť evidovania a zverejňovania kompletných priebežných a konečných výsledkov Pretekov, ako aj dlhodobého uchovania údajov a vedenia štatistík o výsledkoch Pretekov a ďalších podobných podujatí, pričom takéto činnosti vyplývajú z povahy Pretekov ako verejného športového podujatia; ak sú Preteky zaregistrované v ITRA, poskytnutie osobných údajov ITRA pre uvedené účely je povinnosťou organizátora Pretekov.
VII. Recipient of the personal data
Some of the participant's personal data information will be provided ti the 3rd party recipients in line with the purpose of the personal data processing mentioned in the part IV above, if such personal data information provision is necessary for the proper fulfillment of the personal data processing purpose.
Such recipients of the personal data are:
1. O.z. SLOVAK ULTRA TRAIL, IČO: 42364582 - recipient of: name, surname, date of birth, country only for the purpose mentioned in part IV pt. 4 above; recipient of: audiovisual or visual records, if the person (participant) is identified or identifiable only for the purpose mentioned in part IV pt. 5 above;
2. Ľubomír Mäkký, IČO: 41638484 (editor of hiking.dennikn.sk) - recipient of: name, surname, date of birth, country only for the purpose mentioned in part IV pt. 4 above; recipient of: audiovisual or visual records, if the person (participant) is identified or identifiable only for the purpose mentioned in part IV pt. 5 above;
3. International Trail Running Association (ITRA) - recipient of name, surname, date of birth, country only for the purpose mentioned in part IV pt. 4 above; UTMB World Series - recipient of name, surname, date of birth, country only for the purpose mentioned in part IV pt. 4 above;
4. persons entrusted by the Operator with specified activities related to the Race organization (volunteers): recipients of: name, surname, country, phone number only for the purpose mentioned in part IV pt. 3 above and for the purpose of necessary communication with the person (Participant) during the race;
5. external timekeeping or GPS tracking service provider - recipient of: name, surname, country, date of birth only for the purpose mentioned in part IV pt. 4 above;
The personal data receipients are obliged to keep all necessary safety, technical and organization related measures to ensure required protection of personal data used only for the purpose defined in this Privacy notice.
On top of ITRA a UTMB World Series (pt. 3 above), the personal data will be not provided to any other recipient in the 3rd country or to any other international organization.
VIII. Transfer of the personal data to a 3rd country or to an international organization
Transfer of personal data to a 3rd country or to an international organization is not planned on as such it is not taking place; the provision of the personal data to ITRA and UTMB World Series as a recipient in terms of the part. VII above is not touched with this.
IX. Term for keeping the personal data
1. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 1 vyššie: Po dobu trvania registrácie dotknutej osoby v rámci registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.hrinovska100.sk; dotknutá osoba je kedykoľvek oprávnená zrušiť registráciu, čím zanikne predmetný účel spracúvania a skončí sa doba uchovávania osobných údajov z tohto titulu.
2. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 2 vyššie: Po dobu prípravy a organizácie Pretekov; v prípade predčasného zrušenia registrácie (prihlášky) na Preteky po dobu končiacu takýmto zrušením registrácie resp. prípadným vrátením uhradených platieb účastníkovi.
3. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 3 vyššie: Po dobu prípravy a organizácie Pretekov, prípadne aj počas uplatnenia nárokov zo vzájomného zmluvného vzťahu voči dotknutej osobe resp. zo strany dotknutej osoby (min. počas trvania príslušnej premlčacej doby, ktorá sa uplatňuje vo vzťahu k daným nárokom).
4. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 4 vyššie: Po dobu existencie predmetnej evidencie výsledkov Pretekov resp. inej štatistiky, v ktorej sú uvedené výsledky s identifikáciou dotknutej osoby.
5. Osobné údaje spracúvané na účel uvedený v ods. IV bod 5 vyššie: Po dobu trvania zverejnenia informácií o Pretekoch resp. dokumentácie Pretekov prostredníctvom audiovizuálnych alebo vizuálnych záznamov, ktorej súčasťou sú osobné údaje dotknutej osoby.
Po uplynutí doby uchovávania osobných údajov je prevádzkovateľ povinný osobné údaje dotknutej osoby vymazať.
Bez ohľadu na vyššie uvedené, účtovné doklady je prevádzkovateľ povinný uchovať po dobu min. 10 rokov.
X. Poučenie o právach dotknutej osoby
Za podmienok stanovených v Zákone má dotknutá osoba v súvislosti so spracúvaním svojich osobných údajov:
1. právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcich sa dotknutej osoby ako aj ďalšie informácie podľa § 21 Zákona;
2. právo na opravu nesprávnych osobných údajov resp. právo na doplnenie neúplných osobných údajov (podľa § 22 Zákona);
3. právo na vymazanie osobných údajov (podľa § 23 Zákona);
4. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (podľa § 24 Zákona);
5. právo namietať spracúvanie osobných údajov (podľa § 27 Zákona);
6. právo na prenosnosť osobných údajov, t.j. právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi (podľa § 26 Zákona);
7. právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov odvolať, a to rovnakým spôsobom, akým súhlas udelila (podľa § 14 ods. 3 Zákona); odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním;
8. právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 Zákona na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky - za účelom zistenia, či došlo k porušeniu práv dotknutej osoby pri spracúvaní jej osobných údajov alebo došlo k porušeniu Zákona alebo osobitného predpisu v oblasti ochrany osobných údajov, a v prípade zistenia nedostatkov, ak je to dôvodné a účelné, uloženia opatrení na nápravu, prípadne pokutu za porušenie tohto zákona alebo osobitného predpisu pre oblasť ochrany osobných údajov.
Svoje práva môže dotknutá osoba uplatniť písomne na adrese prevádzkovateľa alebo na e-mailovej adrese prevádzkovateľa (ako sú uvedené v ods. II vyššie), kde taktiež môžu byť dotknutej osobe poskytnuté prípadne potrebné bližšie informácie o právach dotknutej osoby.
XI. Ďalšie informácie dotknutej osobe podľa § 19 Zákona
Poskytovanie osobných údajov prevádzkovateľovi je dobrovoľné, avšak ide o zmluvnú požiadavku, ktorej splnenie je potrebné pre riadne naplnenie jednotlivých účelov spracúvania osobných údajov, ktoré sú spojené s účasťou dotknutej osoby na Pretekoch a s ich organizáciou prevádzkovateľom.
Následkom neposkytnutia osobných údajov je:
1. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 1 vyššie: nemožnosť uskutočniť registráciu účastníka - dotknutej osoby na Preteky;
2. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 2 vyššie: nemožnosť uskutočniť registráciu účastníka - dotknutej osoby na Preteky;
3. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 3 vyššie: nemožnosť zabezpečenia riadneho priebehu Pretekov za účasti dotknutej osoby a plnenia príslušných zákonných a zmluvných povinností prevádzkovateľa resp. organizátora Pretekov voči účastníkovi – dotknutej osobe – t.j. nemožnosť účasti dotknutej osoby na Pretekoch;
4. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 4 vyššie: nemožnosť zabezpečenia riadneho priebehu Pretekov za účasti dotknutej osoby, najmä evidovania a zverejňovania kompletných priebežných a konečných výsledkov Pretekov, ako aj dlhodobého uchovania údajov a vedenia štatistík o výsledkoch Pretekov (pričom takéto činnosti vyplývajú z povahy Pretekov ako verejného športového podujatia) – t.j. nemožnosť účasti dotknutej osoby na Pretekoch;
5. v súvislosti s účelom uvedeným v ods. IV bod 5 vyššie: v rámci zhromažďovania a zverejňovania informácií o Pretekoch a dokumentácie Pretekov prostredníctvom audiovizuálnych alebo vizuálnych záznamov prevádzkovateľ a/alebo SLOVAK ULTRA TRAIL nepoužijú údaje, prostredníctvom, ktorých by bola dotknutá osoba identifikovaná alebo identifikovateľná.
Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania podľa § 28 ods. 1 a 4 Zákona nie je uplatnené.
XII. Zabezpečenie osobných údajov
Prevádzkovateľ vyhlasuje, že prijal všetky vhodné technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu osobných údajov dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ prijal technické opatrenia k zabezpečeniu dátových úložísk osobných údajov, najmä zabezpečenie prístupu k počítačom heslom, používaním antivírového programu a pravidelnou údržbou počítačov.
XIII. Súbory cookies
Pri prihlásení sa do konta v registračnom systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.hrinovska100.sk, ukladajú sa dočasné súbory cookies na určenie toho, či prehliadač užívateľa (dotknutej osoby) akceptuje súbory cookies. Tieto súbory cookies neobsahujú žiadne osobné údaje a sú zrušené pri zatvorení prehliadača.
Pri prihlásení sa nastaví niekoľko súborov cookies, aby sa uložili prihlasovacie údaje užívateľa (dotknutej osoby) a nastavenia zobrazenia. Prihlasovacie cookies sú platné dva dni a nastavenia zobrazenia jeden rok. Ak je zvolená možnosť „zapamätať“, prihlásenie bude platné dva týždne. Pri odhlásení sa z účtu sú súbory cookies odstránené.
XIV. Záverečné ustanovenia
Registráciou prostredníctvom registračného systému uvedeného v sekcii Registrácia na webstránke www.hrinovska100 resp. odoslaním elektronickej prihlášky (registrácie účastníka) na Preteky potvrdzuje dotknutá osoba – účastník Pretekov, že bola oboznámená s podmienkami ochrany osobných údajov a že ich v celom rozsahu prijíma, v platnom a účinnom znení (ku dňu potvrdenia zo strany dotknutej osoby).
This Privacy notice is valid since 24.04.2019.